Bir bilgi yönetim sistemi neredeyse her işletmenin günlük faaliyetlerinde önemli bir rol oynar. Bu sistemler, işletmelerin karar verme süreçlerini bilgilendirmek için kullandığı çeşitli verileri işler ve nihayetinde işletmenin istikrarını sağlar. Bu nedenle, işletmeler bilgi yönetim sistemlerine birçok kaynak ayırır. Bu sistemlerin değerini anlamak, çeşitli işyeri operasyonlarını nasıl iyileştirebileceklerini daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir. Bu makalede, bilgi yönetim sistemlerini ve yönetim bilgi sistemlerini tanımlıyor, özelliklerini ve türlerini sıralıyor ve faydalarını vurguluyoruz.
Bilgi yönetim sistemi nedir?
Bir bilgi yönetim sistemi (BYS), bilginin toplanmasını, depolanmasını, düzenlenmesini ve dağıtılmasını kolaylaştıran herhangi bir yazılım çerçevesini ifade eder. Bilgi yönetimi, paydaşlara bilgi edinme, depolama ve dağıtma hakkında bir dizi organizasyonel faaliyeti kapsar. Bu durumda bilgi, bir işletmenin bir karar vermeye olanak tanıyan herhangi bir detaydır. Örneğin, bir işletmenin bir hafta boyunca kaydettiği satış sayısı. Söz konusu bilgi, resimler, ses ve video dahil olmak üzere farklı formatlarda olabilir. Mükemmel bir yönetim sistemi, bilginin zamanında ve doğru bir şekilde erişilebilmesini sağlar, böylece ana paydaşlar işletme hakkında bilinçli kararlar almak için kullanabilir.
Bir bilgi yönetim sisteminin özellikleri
Genel olarak, bir BYS birden fazla işlevi yerine getirebilir. Bu sistemlerin temel özellikleri şunlardır:
Bilgi toplama
Bu temel özellik, işletme faaliyetleri hakkında veri toplama ve ölçme işlemlerini içerir. İşletmelerin topladığı veriler genellikle dört kategoridedir:
Kişisel veriler: Kişisel veriler, bir işletmenin bir müşteriyi tanımlamasına izin veren her türlü bilgiyi içerir. Bu tür verilere örnek olarak isim, adres ve belirli durumlarda Sosyal Güvenlik Numarası (SGN) verilebilir.
Katılım verileri: Katılım verileri, bir müşterinin bir işletme ile çeşitli temas noktaları aracılığıyla etkileşimini ayrıntılı olarak açıklar. Örneğin, bir şirketin web sitesini ziyaret sayısı, e-posta açılışları ve bir etkinlikte kayıtlı katılımcı sayısı gibi.
Davranışsal veriler: Davranışsal veriler genellikle bir müşteri ile işletme arasındaki bir işlemi içeren herhangi bir ayrıntıdır. Örnekler arasında satın alma geçmişleri ve ürün kullanımı ile ilgili bilgiler bulunur.
Tutum verileri: Tutum verileri, ürün arzulanabilirliği, ürün ilgisi ve müşteri memnuniyeti gibi metrikleri içerir. Standart bir bilgi yönetim sistemi bu tür verileri kolayca toplayabilir, ölçebilir ve paydaşlara geri sunabilir.
Bilgi depolama
Bilgi depolama, BYS’nin verileri saklamasını ve kullanıcılara erişilebilir hale getirmesini sağlayan bir özelliktir. Sistem, bu verileri genellikle bir depolama biriminde saklar; bu bir sabit disk veya bir veritabanı içeren bir sunucu olabilir. Sistem ayrıca verileri internet aracılığıyla erişilebilir olan bulut depolama alanında da saklayabilir. Bilgiyi geleneksel depolama yöntemleri olan kağıt veya kompakt diskler yerine bulutta saklamayı tercih etmek, bilginin güvenliğini daha iyi sağlamanıza, ihtiyaç duyulduğunda hızlıca kurtarmanıza ve küresel olarak erişilebilir hale getirmenize olanak tanır.
Bilgi işleme
Bilgi işleme, sonuç üreten herhangi bir dizi işlemdir. Genellikle, bu, verileri kullanışlı bilgilere dönüştürmek anlamına gelir. Veriler, bir formattan veya ortamdan diğerine bilgi dönüşümü gerektirir. Örneğin, bir işletme iki gün boyunca toplam işlemlerini kaydederse, ilk gün işlemlerini ikincisiyle karşılaştırarak net satışlarda bir artış olup olmadığını belirleyebilir. Bu verileri manuel olarak hesaplamak ve yorumlamak yerine, bir BYS işlemi otomatikleştirir ve sadece sonuçları sunar. Bilgi işleme ayrıca bilginin edinilmesi, düzenlenmesi, görüntülenmesi ve yayılması anlamına gelebilir.
Bilgi dağıtımı
Bilgi dağıtımı, bir organizasyonun paydaşlarına bilgi sunmak için kullandığı tüm süreçleri ifade eder. Çeşitli paydaşlar bu bilgiyle farklı şekillerde etkileşime girer. Bazıları kalitesini, erişilebilirliğini ve faydalılığını sağlarken, yöneticiler gibi diğerleri karar verme sürecinde kullanır.
Bilgiye erişilebilirlik
Bilgiye erişilebilirlik, bir BYS’nin paydaşların içeriğe erişmesini sağlayacak şekilde verileri görüntüleme yeteneğini ifade eder. İçerik genellikle bir şirkette eşit temelde mevcuttur, ancak farklı paydaş kategorilerine göre ayarlanabilir. Örneğin, üst düzey bir yöneticinin erişebileceği bilgiler, bir pazarlamacının erişebileceğinden farklı olabilir, ancak bir departmandaki tüm pazarlamacılar aynı bilgilere erişebilir.
Bir bilgi yönetim sisteminin faydaları
İşte iyi bir bilgi yönetim sisteminin bazı faydaları:
Karar alma sürecini destekler: BYS, çeşitli paydaşların bölümleri hakkında kararlar almaları için kullanabilecekleri kapsamlı iş bilgilerine sahip olmalarını sağlar.
Verimliliği artırır ve hizmet sunumunu iyileştirir: Kararlar iyi bilgilendirildiğinde, işletme operasyonlarında iyileştirme alanlarını belirlemek daha kolay olur. Farklı ekipler daha sonra bu iyileştirme alanlarına odaklanabilir ve üretkenliklerini artırabilir, müşterilere sundukları hizmetleri iyileştirebilirler.
İş hedeflerine ulaşmaya yardımcı olur: Doğru bilgi işleme, paydaşların iş hedeflerini daha iyi anlamalarına ve işletmenin gelişebileceği alanları veya fırsatları belirlemelerine yardımcı olabilir.
Yönetim bilgi sistemi (YBS)
Yönetim bilgi sistemi (YBS), işletmelerin verilerini düzenlemeye, analiz etmeye ve karar alma sürecinde kullanmaya odaklanan veri odaklı bir alandır. Bir YBS, bir organizasyonun her yönetim seviyesi için düzenli raporlar üretir, bu nedenle karmaşıklık genellikle şirketin büyüklüğüne bağlı olabilir. Bu sistem, rapor oluşturma verimliliğini artırmak için bilgileri koordine edebilir, kontrol edebilir, analiz edebilir ve görselleştirebilir ve erişilebilir bir şekilde saklayabilir. YBS çalışmaları genellikle bir organizasyonel bağlamda insanlar, süreçler ve teknolojiyi kapsar.
YBS’nin Evrimi
Yönetim bilgi sistemleri farklı aşamalardan geçerek evrim geçirmiştir, bunlar arasında: Ana bilgisayarlar: Ana bilgisayarlar, büyük miktarda veri işlem gerektiren işlemleri gerçekleştirmek için organizasyonlara olanak tanıyan büyük bilgisayarlardı. Bunlar tüm odaları kaplıyor, delgeç kartlarına dayanıyor ve işlenmiş verilerin raporlarını isteyenlere el ile teslim eden operatörlere sahipti.
Anaçatı bilgisayar: Anaçatı bilgisayarların tanıtımı, delgeç kartı işlemlerini bilgisayar terminalleri aracılığıyla veri girişi ile değiştirdi. Bu ayrıca daha büyük işletmelerin yerinde bilgi işlem merkezleri çalıştırmasına olanak sağladı.
Kişisel bilgisayarlar: Kişisel bilgisayarların geliştirilmesiyle işletmeler, YBS’ye adanmış çalışanlara sahip olabildiler. Bu ucuz ve verimli bir süreç olsa da, raporlar için gereken bilgilerin her bir bireysel bilgisayarda bulunmasını gerektiriyordu çünkü her bilgisayar diğerleriyle bağlantı kuramıyordu.
İstemci/sunucu ağları: Artan teknolojik karmaşıklıkla, çalışanlar arasında bilgiyi hızlı ve verimli bir şekilde paylaşmak istendi. İstemci/sunucu ağları, birden fazla bilgisayarın veriyi paylaşırken bir sunucu olarak paylaştığı bir ağa bağlanmasına olanak tanıyarak bunu çözdü.
Kurumsal bilişim: Bu dönemin temel özellikleri yüksek hızlı ağlar ve çeşitli departmanlardan bilgilerin yazılım platformlarına konsolide edilmesidir. Bu yazılım platformları veya kurumsal yazılımlar, bilgisayarların tüm bir şirketin sunucularına erişimini kolaylaştırdı ve bilgi üretim sürecini daha da rafine etti.
Bulut bilişim: Bulut bilişim, farklı hizmetlere internet aracılığıyla erişimi ifade eder. Bu, bir organizasyonun yerinde bulunmayan veya doğrudan özel ağına bağlı olmayan kullanıcıların sunucularına erişmesine izin verir.
Yönetim bilgi sistemi türleri
Yönetim bilgi sistemlerinin çeşitli türleri bulunmaktadır, bunların en yaygın olanları:
Karar destek sistemleri (KDS)
Karar destek sistemi, geniş miktarda veriyi analiz ederek bir organizasyonun karar alma faaliyetlerini destekler. Veri kategorileri arasında satış rakamları, tahmini gelir veya işletme istatistikleri gibi işlemlerle ilgili diğer bilgiler bulunur. Bir KDS tamamen otomatik veya insanlar tarafından manuel olarak işleyebilir. Karar verme işlemi genellikle üst düzey yöneticilerin ve üst düzey yönetimin sorumluluğunda olduğundan, genellikle bir şirketin KDS kullanıcılarıdır.
Muhasebe bilgi sistemleri (MBS)
Bir muhasebe bilgi sistemi, karar vericilerin kullanımı için finansal ve muhasebe verilerini toplar, depolar ve işler. Bir MBS, bilgisayar bilimi, denetim, muhasebe ve pazarlama teorileri ve uygulamalarını kullanır. Finansal işlemlerin doğruluğunu sağlarken bu bilgiyi ilgili paydaşlara sunar.
MBS süreci genellikle üç adımı kapsar:
MBS, bir organizasyonun finansal faaliyetleri hakkında bilgi toplar ve saklar.
Bu bilgiyi karar vericilere sunar ve finansal tabloları ve yönetim raporlarını hazırlar. Bu verilerin güvenliğini sağlar ve işlenmesini ve kaydedilmesini kolaylaştırır.
Pazarlama bilgi sistemleri
Pazarlama bilgi sistemi, bir organizasyonun pazarlama faaliyetleri hakkında veri toplar, işler ve dağıtır. Bu bilgi, organizasyon içinden veya dış rakiplerden olabilir ve paydaşlar, pazarlama kararlarını bilgilendirmek için kullanır. Pazarlama bilgi sistemleri ayrıca pazarlama başarısını izleyebilir, bu da pazarlama yöneticilerinin ve iş yöneticilerinin pazarlama faaliyetlerinin karlılığını belirlemelerine yardımcı olur. Bu sistem ayrıca işletmelerin işletme koşullarını ve ortamını anlamalarına yardımcı olmak için diğer yönetim bilgi sistemleri ile çalışabilir.
İnsan kaynakları yönetim sistemleri (İKYS)
İnsan kaynakları yönetimi, bir organizasyonun çalışanlarını üretken bir şekilde yönetme yaklaşımını tanımlayan bir terimdir. Bir İKYS, çalışanların yaşam döngüsü boyunca insan kaynakları yönetimini ve ilgili süreçleri izleyen bir yazılım paketidir. İK liderleri ve personel genellikle bu sistemleri kullanır ve genellikle işçi düzenlemelerine ve vergi yasalarına uyum sağlamak için kullanırlar. Bir İKYS, bir işletmenin çalışanlarını ve çalışan operasyonlarını düzenli performans raporları aracılığıyla tam olarak anlamasını sağlar.